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1.紙張存放
紙是對濕度極其敏感的。復印紙應始終存儲平坦，最好在架子上或高架面積樓面水平之上。
2.紙張處理
彎曲或折疊的紙張，會導致潮濕的紙張影印機幾乎一樣頻繁卡紙。請小心打開包裝的紙張，以防止紙張彎曲或折疊，而且從來沒有用刀子或尖銳物體刺破包。
3.灰塵
灰塵是復印機的敵人，這些機器是高度工程化的，相當敏感。定期清洗復印機雖然室內復印機是最好留給專業服務技術人員，但辦公人員可以很容易地通過玻璃和外表面清洗。
4.異物
回形針和訂書釘放在機器上都會結束了在它里面，破壞精致的組件，并造成經常堵塞。使它成為一個習慣，不要復印機上放置任何物品，包括較大的物體，如鋼筆和珠寶。
5.復印機維修
機器定期檢查和維修，不僅會避免出現問題，但是價格可能會比較貴，如果可以，建議自己學習怎么維護復印機。